Privacy Verklaring

Valkenhof is een professionele zorgorganisatie met het hart op de juiste plek. Of het nu bij mensen thuis is of bij ons: onze medewerkers en vrijwilligers staan 24 uur per dag, 7 dagen per week voor cliënten klaar. Om goede zorg te leveren, op een gastvrije, gemoedelijke en typisch Brabantse wijze. ‘Zorg met ’n zachte g’ noemen we dat.

Om uitvoering te kunnen geven aan dit doel heeft Valkenhof met betrekking tot haar vrijwilligers o.a. een vrijwilligersportaal: een website waar vrijwilligers gebruik van kunnen maken. Hiertoe stellen zij (persoons)gegevens ter beschikking aan Valkenhof.

Valkenhof acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang. De gegevens van de vrijwilligers worden door ons zorgvuldig verwerkt en beveiligd. In het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden de persoonsgegevens zorgvuldig verwerkt. Valkenhof is in de zin van de AVG verantwoordelijk voor de gegevensverwerking.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd welke persoonsgegevens worden verzamelt en gebruikt en met welk doel. Wij raden je aan deze privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Valkenhof verzamelt, bewaart en gebruikt uitsluitend de (persoons)gegevens van vrijwilligers die rechtstreeks ter beschikking zijn gesteld door de vrijwilliger zelf.

Wij verzamelen, bewaren en gebruiken voor zover opgegeven de volgende soort gegevens voor de volgende doeleinden:

Gegevens: naam, adres, woonplaats, geslacht, geboortedatum, telefoon, e-mailadres, voorkeuren en vaardigheden (competenties/vaardigheden, soort vrijwilligerswerk, doelgroep, beschikbaarheid, motivatie).

Doeleinden:

• Goede matching met vrijwilligersvacatures

• Verzending van nieuwsbrieven of gerichte e-mails op door de vrijwilliger aangegeven voorkeuren

• Felicitaties op verjaardagen

• Identificatie

Mogelijk verwerken we ook IBAN en de naam van de rekeninghouder voor het uitbetalen van vergoedingen en/of declaraties.

Om deze gegevens te mogen verwerken is er een wettelijke grondslag vereist. In dit geval verwerken wij deze gegevens om de overeenkomst tussen de vrijwilliger en Valkenhof uit te kunnen voeren. Uiteraard kan je als vrijwilliger er voor kiezen niet je gegevens met ons te delen. Echter zijn de gegevens nodig om als vrijwilliger aan de slag te gaan, wat in dat geval niet mogelijk is.

Recht op onder andere inzage, correctie, blokkeren en/of verwijderen

Je hebt onder andere het recht om de (persoons)gegevens in te zien en zelf te corrigeren, blokkeren of verwijderen. Je kan je gegevens beheren door in te loggen. Indien je hiermee problemen ondervindt, of een beroep wilt doen op andere rechten, kan je contact opnemen met het Vrijwilligerspunt (e-mail: vrijwilligers@valkenhof.org of telefoon: 040-2014035).

Alle (persoons)gegevens worden opgeslagen in de database van het vrijwilligersportaal en mogelijk ook in het boekhoudsysteem wanneer er vergoedingen/declaraties worden uitbetaald. Deze databases zijn beveiligd. De database van het portaal is alleen toegankelijk voor de medewerkers van het Vrijwilligerspunt, applicatiebeheerders, activiteitenbegeleiders en contactvrijwilligers van Valkenhof. Het boekhoudsysteem is alleen toegankelijk voor administratieve medewerkers en applicatie beheerders van Valkenhof. Zij gaan hier vertrouwelijk mee om.

Het vrijwilligersportaal wordt gehost en beheerd door Service Sites International. Service Sites International is eveneens gebonden aan de eisen die de AVG stelt aan verwerking van persoonsgegevens. Er wordt gebruik gemaakt van versleutelde verbindingen.

Valkenhof heeft vastgesteld dat Service Sites International voldoende waarborgen heeft genomen ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en voldoet aan strenge normen voor de beveiliging van persoonlijke gegevens. Valkenhof verifieert periodiek of Service Sites International voldoet aan de eisen die de AVG stelt aan de verwerking van persoonsgegevens en voldoet aan strenge normen voor beveiliging van persoonsgegevens.

Het financiële systeem wordt professioneel door Valkenhof zelf gehost en beheerd. Het systeem is alleen te gebruiken door daartoe bevoegde mensen door middel van versleutelde verbindingen.

Valkenhof bewaart de (persoons)gegevens tot uiterlijk twee jaar na de dag van uitschrijving, tenzij langer bewaren van persoonsgegevens noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting. In het geval van betalingen zullen financiële gegevens 7 jaar bewaard worden om aan de fiscale bewaarplicht te voldoen. 

Medewerkers van het Vrijwilligerspunt kunnen de (persoons)gegevens vernietigen indien een vrijwilliger daarom verzoekt. Daarnaast kan de vrijwilliger dit ook zelf doen op het portaal.

Zoals beschreven wordt het portaal beheerd door Service Sites International.

Valkenhof garandeert dat zij geen (persoons)gegevens aan derden verstrekt, verkoopt of ter beschikking stelt. Alleen indien daartoe een wettelijke verplichting bestaat, kan Valkenhof (persoons)gegevens ter beschikking aan derden stellen.

Indien je bezwaar hebt tegen het verzamelen, bewaren en gebruiken van je (persoons)gegevens door Valkenhof, kan je grotendeels zelf je gegevens verwijderen en/of kan je aan een medewerker van een vrijwilligerspunt verzoeken je (persoons)gegevens volledig te verwijderen (e-mail: vrijwilligers@valkenhof.org of telefoon: 040-2014035). Indien je een ander bezwaar hebt, kan je je bezwaar melden bij de Functionaris Gegevensbescherming (Pim Dietz, e-mail: gegevensbescherming@valkenhof.org of tel. 040-2014035).

Als betrokkene van de persoonsgegevens die Valkenhof over je verwerkt, heb je ook het recht rechtstreeks bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen. Uiteraard stellen we het op prijs als er eerst met ons naar een oplossing gezocht wordt.

Valkenhof behoudt zich het recht voor te allen tijde wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het verdient aanbeveling deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat je van deze wijzigingen op de hoogte bent. Je kan de laatste versie van onze privacyverklaring altijd terugvinden op het vrijwilligersportaal.

Indien je vragen hebt over het privacy-beleid van Valkenhof en/of omtrent inzage, wijzigingen, verwijdering of andere rechten die je hebt over je persoonsgegevens en verwerking daarvan, kan je contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming per e-mail via gegevensbescherming@valkenhof.org of per telefoon 040-2014035.